In rechtsprocedures inzake verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) komt het regelmatig voor dat onenigheid bestaat over de vraag of onder het bestuursorgaan toch meer documenten berusten die openbaar gemaakt moeten worden. Zo ook in een zaak waarover de rechtbank Midden-Nederland zich op 4 september 2023 heeft uitgesproken (ECLI:NL:RBMNE:2023:4652).

Uitgangspunten ten tijde van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Onder de Wob, de voorganger van de Woo, is het vaste rechtspraak dat als een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat documenten niet (of niet meer) onder hem berusten en zo’n mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het dan in beginsel aan degene die om informatie verzoekt is om aannemelijk te maken dat een bepaald document/bepaalde documenten toch onder het bestuursorgaan berusten. Bij de beoordeling of de stelling van het bestuursorgaan dat niet over meer documenten wordt beschikt niet ongeloofwaardig voorkomt, betrekt de rechter op welke wijze het onderzoek door het bestuursorgaan is verricht.

Wat geldt nu ten aanzien van de Woo?

De rechtbank Midden-Nederland overweegt in de uitspraak van 4 september 2023 dat deze uitgangspunten voor Wob-verzoeken ook relevant zijn voor Woo-verzoeken, omdat zij geen aanwijzing heeft dat de wetgever een verandering heeft willen aanbrengen in de wijze waarop een bestuursorgaan een Woo-verzoek moet behandelen.

Voor alle duidelijkheid omtrent het verloop van dergelijke procedures volgt hieronder nog een overzicht:

• Het bestuursorgaan doet onderzoek naar de documenten waarnaar wordt gevraagd in het Woo-verzoek. Hierbij maakt het bestuursorgaan de zoekslag inzichtelijk. Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende zaken duidelijk worden gemaakt:
  • Hoe is er gezocht?
  • In welke systemen is gezocht?
  • Welke zoektermen zijn gebruikt?
  • Is een externe zoekslag verricht bij derden ten behoeve van het verkrijgen van documenten die eigenlijk onder het bestuursorgaan dienen te berusten, maar waarover anderen de beschikking hebben?
• Indien bepaalde informatie wordt gelakt omdat het niet openbaar mag worden gemaakt op grond van de Woo, dan dient het bestuursorgaan per gelakte passage te motiveren op welke grondslag uit de Woo is gelakt.
• Het bestuursorgaan neemt een standpunt in ten aanzien van de vraag of onder hem meer documenten berusten dan die nu openbaar zijn gemaakt.
• Indien het bestuursorgaan zich op het standpunt stelt dat niet over meer documenten wordt beschikt dan die reeds openbaar zijn gemaakt, dan dient de rechter de geloofwaardigheid van dit standpunt te beoordelen aan de hand van het verschafte inzicht in de zoekslag.
• Indien het standpunt de rechter niet ongeloofwaardig voorkomt, is het aan de Woo-verzoeker om aannemelijk te maken dat onder het bestuursorgaan toch meer documenten berusten. Hierbij dient de verzoeker concreet aan te geven welke documenten zouden ontbreken.
• Het oordeel van de rechter kan zijn dat het bestuursorgaan onvoldoende inzicht heeft gegeven in de zoekslag of dat onvoldoende motivering aanwezig is bij de gelakte passages. In dat geval is de conclusie dat aan het besluit een zorgvuldigheids- of motiveringsgebrek kleeft.