Op 1 mei 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur vervangen door de Wet open overheid (Woo). Nu, een jaar na inwerkingtreding van de Woo, is een invoeringstoets uitgevoerd om te evalueren wat nog nodig is voor het goed functioneren van de Woo. De Woo-invoeringstoets is op 7 december 2023 aangeboden aan de Tweede Kamer en de Eerste Kamer. Met de invoeringstoets zijn op basis van de geconstateerde knelpunten verschillende concrete aanbevelingen gedaan. Een deel van de aanbevelingen richt zich op het aanpassen van de wet zelf en het andere deel richt zich op het proces waarmee de wet wordt uitgevoerd. Deze blogpost focust zich op de aanbevelingen omtrent het proces waarmee de Woo wordt uitgevoerd.

Knelpunten

Een belangrijk knelpunt van de Woo betreft de zware werklast van omvangrijke Woo-verzoeken. Op grond van artikel 4.4, eerste lid, van de Woo heeft een bestuursorgaan vier weken, gerekend vanaf de dag na die waarop het verzoek is ontvangen, om te beslissen op een verzoek. Bij een omvangrijk verzoek krijgt het bestuursorgaan op grond van artikel 4.4, tweede lid, van de Woo de mogelijkheid om de beslistermijn met twee weken te verdagen. De maximale beslistermijn voor een omvangrijk Woo-verzoek is dus zes weken. Uit de praktijk blijkt echter dat deze termijn nog lang niet altijd gehaald wordt, omdat het verzamelen en beoordelen van documenten veel tijd en energie kost. De Woo-invoeringstoets heeft dit probleem daarom geprobeerd aan te kaarten.

Aanbevelingen gericht op de verbetering van het Woo-proces

De Woo-invoeringstoets geeft vier aanbevelingen gericht op de verbetering van het Woo-proces. De eerste aanbeveling is om stappen te zetten die het wederzijds vertrouwen herstellen tussen de verzoeker en de overheidsinstelling. Dit kan door transparant te zijn over het proces en de verzoeker goed op de hoogte te blijven houden. Een duidelijke communicatie tussen de verzoeker en de overheidsinstelling zal leiden tot het herstellen van het vertrouwen en daarmee tot het versnellen van het proces.

De tweede aanbeveling is om het Woo-proces goed in te richten. Voor grote organisaties die veel Woo-verzoeken binnenkrijgen wordt daarbij aanbevolen om een afdeling in te richten die zich specifiek op het Woo-proces richt. Op deze manier kan de werklast effectief worden verlaagd. Een dergelijke Woo-afdeling houdt zich dan bezig met het zoeken naar de opgevraagde documenten en het beoordelen en publiceren hiervan, waardoor deze last niet meer bij beleidsmedewerkers komt te liggen. Voor kleinere organisaties ligt het inrichten van een aparte Woo-afdeling minder voor de hand. In plaats daarvan kunnen informatiespecialisten ingezet worden die het zoeken naar en het beoordelen van documenten op zich nemen. De inzet van informatiespecialisten zal dan sterk bijdragen aan een goede uitvoering van de Woo.

De derde aanbeveling is om een hogere prioriteit aan Woo-verzoeken te geven. Momenteel is de prioriteit van Woo-verzoeken bij delen van overheidsorganisaties nog laag. Dit is vooral omdat het belang van het Woo-verzoek vaak minder duidelijk is. Een hoge prioritering van Woo-verzoeken is echter vaak vereist om de beslistermijn van het verzoek te behalen. Het is hierbij belangrijk dat actie wordt ondernomen zodra een Woo-verzoek binnenkomt en dat gelijk afspraken worden gemaakt omtrent de doorlooptijden, zodat het verzoek tijdig kan worden afgehandeld.

De laatste aanbeveling is om periodiek de werklast in kaart te brengen. Het is belangrijk om een beeld te schetsen van de werklast en de kwaliteit van het werk die nodig zijn voor een goede uitvoering van de Woo. Nagedacht dient te worden over hoe het werk zodanig kan worden ingericht dat het een aantrekkelijke baan oplevert. Door deze aspecten in beeld te brengen blijft de uitvoering van de Woo geborgd.

Conclusie

Momenteel is de werklast voor Woo-verzoeken vaak hoog. Bij omvangrijke verzoeken komt het in de praktijk nog vaak voor dat de wettelijke beslistermijn niet wordt gehaald. Met de Woo-invoeringstoets zijn vier aanbevelingen gedaan om dit te voorkomen. Zo is het belangrijk om het wederzijds vertrouwen te herstellen, het Woo-proces goed in te richten en daarbij informatiespecialisten in te zetten, de prioriteit van Woo-verzoeken te verhogen en een beeld te hebben van de nodige werklast voor een goede uitvoering van de Woo. Het opvolgen van deze aanbevelingen zal leiden tot een minder zware werklast en verbetering van de uitvoering van de Woo.