De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: de Afdeling) heeft in een uitspraak van 15 juli 2026 (ECLI:NL:RVS:2026:4113) verduidelijkt wanneer een bestuursorgaan voldoende heeft aangetoond dat een Woo-zoekslag zorgvuldig is uitgevoerd. De uitspraak laat zien dat een bestuursorgaan duidelijk moet uitleggen hoe naar documenten is gezocht. Is die uitleg voldoende concreet? Dan is het aan de verzoeker om aannemelijk te maken dat er tóch nog documenten ontbreken.

Feiten en omstandigheden

In deze zaak had een verzoeker twee Woo-verzoeken ingediend bij het college van burgemeester en wethouders van Rucphen. Hij vroeg om documenten over het contact tussen twee gemeentelijke medewerkers en de Stichting Adviesbureau Onroerende Zaken (hierna: SAOZ) over de omleiding Rucphen-Sprundel-St. Willebrord.

Het college stelde de verzoeken eerst buiten behandeling wegens misbruik van recht. In bezwaar werden de verzoeken alsnog inhoudelijk behandeld. Tijdens de beroepsprocedure bleek dat het Woo-verzoek breder moest worden uitgelegd dan het college in eerste instantie had gedaan. Daarom voerde het college een nieuwe zoekslag uit en werden aanvullende documenten openbaar gemaakt.

De verzoeker vond dat de zoekslag nog steeds niet volledig was. Volgens hem moesten er meer documenten bestaan. Ook vond hij dat het college onvoldoende had uitgelegd hoe de zoekslag precies was uitgevoerd.

Zorgvuldige zoekslag voldoende gemotiveerd 

De Afdeling stelt voorop dat een bestuursorgaan moet uitleggen hoe naar de gevraagde informatie is gezocht. In deze zaak had het college toegelicht dat was gezocht in JOIN, op een gezamenlijke netwerkschijf en in de mailboxen van de betrokken medewerkers. Ook had het college uitgelegd over welke periode was gezocht en dat navraag was gedaan bij de SAOZ. Volgens de Afdeling heeft het college daarmee voldoende inzicht gegeven in de uitgevoerde zoekslag.

Dat de verzoeker vermoedt dat er meer documenten moeten zijn, is volgens de Afdeling niet voldoende. Hij heeft niet met concrete aanwijzingen onderbouwd dat er daadwerkelijk nog documenten bij het college berusten.

Volgens de Afdeling maakt deze toelichting de mededeling van het college dat geen andere documenten aanwezig zijn geloofwaardig. De verzoeker had geen concrete aanknopingspunten aangedragen waaruit bleek dat er toch nog documenten bij het college berustten.

Wat betekent dit voor de praktijk?

Deze uitspraak laat zien dat een goede motivering van de zoekslag belangrijk is. Een bestuursorgaan moet duidelijk kunnen uitleggen waar is gezocht, welke zoektermen zijn gebruikt, welke medewerkers zijn betrokken en over welke periode de zoekslag zich uitstrekte.

Wanneer dat zorgvuldig is vastgelegd, is het vervolgens aan de verzoeker om met concrete aanwijzingen te onderbouwen dat er toch nog documenten ontbreken. Een vermoeden of de enkele verwachting dat er meer documenten moeten zijn, is daarvoor niet voldoende.

De uitspraak vormt daarmee een interessante aanvulling op recente rechtspraak waarin zoekslagen juist onvoldoende waren gemotiveerd. Waar een onduidelijke zoekslag kan leiden tot vernietiging van een Woo-besluit, laat deze uitspraak zien dat een bestuursorgaan sterk staat wanneer het zorgvuldig kan uitleggen hoe de zoekslag is uitgevoerd. Dat vergroot de kans dat de rechter oordeelt dat de zoekslag volledig is geweest.