Op 17 juni 2026 heeft de rechtbank Overijssel uitspraak gedaan over een verzoek op grond van de Wet open overheid (hierna: Woo) (ECLI:NL:RBOVE:2026:3417). Centraal in deze zaak staat de vraag of de door het bestuursorgaan verrichte zoekslag voldoende inzichtelijk en volledig is geweest. Daarbij gaat de rechtbank in het bijzonder in op de vraag of de gehanteerde zoektermen niet te algemeen waren en of daarmee voldoende gericht naar relevante documenten is gezocht. 

Feiten en omstandigheden 

In deze zaak heeft eiser het college van burgemeester en wethouders van Zwartewaterland verzocht om openbaarmaking van informatie over houseboats in het gebied De Nieuwesluis/Mastenmakersstraat. Het verzoek had tevens betrekking op aanverwante zaken, waaronder de aankoop van percelen water van Rijkswaterstaat (hierna: RWS) en het bedrijfsmatig gebruik van recreatieligplaatsen in hetzelfde gebied. Bij het primaire besluit heeft het college verschillende documenten geheel dan wel gedeeltelijk openbaar gemaakt. 

Eiser heeft vervolgens bezwaar gemaakt tegen het primaire besluit. Naar aanleiding daarvan heeft het college de eerder weggelakte delen van één document alsnog openbaar gemaakt. Daarnaast heeft het college toegelicht in welke systemen naar de gevraagde informatie is gezocht. Eiser betwist dat duidelijk is hoe is gezocht, omdat de zoekslag volgens hem niet volledig en niet zorgvuldig zou zijn geweest. Om die reden stelt eiser dat een nieuwe zoekslag moet worden verricht. 

Juridisch kader 

Volgens vaste jurisprudentie (zie ECLI:NL:RVS:2022:3027) dient een bestuursorgaan inzichtelijk te maken op welke wijze naar de gevraagde informatie is gezocht. De verrichte zoekslag moet zorgvuldig zijn. Aan deze motiveringsplicht kan bijvoorbeeld worden voldaan door concreet te vermelden welke systemen zijn geraadpleegd, welke zoektermen daarbij zijn gebruikt, welke specifieke instructies of vragen aan de door het bestuursorgaan geraadpleegde medewerkers zijn gegeven en op welke wijze vervolgens een selectie is gemaakt uit de door hen aangeleverde documenten. 

Oordeel van de rechtbank 

In het bestreden besluit heeft het college uiteengezet welke zoektermen bij de zoekslag zijn gehanteerd. Daarbij zijn onder meer termen als ‘ingediende stukken’, ‘integrale advisering’, ‘correspondentie’, ‘Pfo’ (portefeuilleoverleg), ‘college’ en ‘overige’ gebruikt. Daarnaast heeft het college toegelicht dat is gezocht in het postregistratiesysteem JOIN, iBabs, Outlook en WhatsApp. 

De rechtbank overweegt dat de termen die in het bestreden besluit zijn opgesomd en door het college als zoektermen zijn aangemerkt, nagenoeg overeenkomen met de bewoordingen die in de inventarislijst zijn gebruikt om de documenten te rubriceren. Naar het oordeel van de rechtbank hebben deze termen niet het karakter van zoektermen die zijn gerelateerd aan het onderwerp van het Woo-verzoek. 

Ter zitting heeft het college toegelicht dat bij de zoekslag tevens gebruik is gemaakt van de door eiser voorgestelde zoektermen. Het ging daarbij om andere termen dan de termen die in het bestreden besluit zijn vermeld, zoals ‘houseboat(s)’, ‘bedrijfsmatig gebruik’, ‘Rijkswaterstaat/RWS’ en ‘Nieuwesluis’. De rechtbank is van oordeel dat deze aanvullende toelichting onvoldoende duidelijkheid biedt over welke zoektermen uiteindelijk daadwerkelijk zijn gehanteerd bij de zoekslag. 

Voorts overweegt de rechtbank dat het college weliswaar heeft vermeld dat de ‘betrokken’ ambtenaren zijn benaderd, maar dat deze toelichting onvoldoende concreet is. Zo is niet inzichtelijk gemaakt welke functies deze ambtenaren vervullen en aan welke afdeling(en) zij zijn verbonden. 

Gelet hierop komt de rechtbank tot het oordeel dat het college onvoldoende inzichtelijk heeft gemaakt op welke wijze de zoekslag is uitgevoerd. Daarmee is evenmin voldoende gebleken dat de zoekslag zorgvuldig heeft plaatsgevonden. De in het bestreden besluit genoemde zoektermen zijn daarvoor te algemeen en bieden onvoldoende inzicht in de wijze waarop naar de gevraagde informatie is gezocht. Onder deze omstandigheden kan niet worden aangenomen dat de zoekslag volledig is geweest. Evenmin kan met voldoende zekerheid worden vastgesteld dat alle documenten die onder de reikwijdte van het Woo-verzoek vallen, zijn gevonden. 

Wat betekent dit voor de praktijk? 

Uit deze uitspraak volgt dat een bestuursorgaan niet alleen zorgvuldig onderzoek moet verrichten naar de gevraagde informatie, maar ook inzichtelijk moet maken hoe die zoekslag is uitgevoerd. Indien onvoldoende duidelijk wordt gemaakt op welke wijze is gezocht, kan niet worden vastgesteld dat de zoekslag zorgvuldig en volledig is geweest. Daarbij volstaat het niet om uitsluitend algemene zoektermen te gebruiken die geen directe relatie hebben met het onderwerp van het Woo-verzoek. Van het bestuursorgaan mag worden verwacht dat het concrete, op het verzoek toegespitste zoektermen hanteert en hierover inzicht verschaft.